Sta je op het punt om een event te organiseren?  Volg dan deze 8 stappen!

Die geven je namelijk houvast bij het organiseren van een onvergetelijk dag voor je klanten én zorgen ervoor dat jij minder stress hebt in de aanloop naar je event.

Stap 1 Formuleer een idee.
Stel jezelf de volgende vragen:

• Wat is het doel van je event?
• Wie vormen je doelgroep?
• Hoe wil je dat het programma er uitziet?
• Hoe wil je dat de deelnemers zich voelen na afloop?

Stap 2 Onderzoek de haalbaarheid.
Is er behoefte aan jouw event, is het moment juist, het budget toereikend, is er een geschikte locatie en hoe zit het met alle technische zaken?

Stap 3 Organiseer een team.
Doe niet alles alleen, zeker als je voor het eerst een event organiseert. Besteed werkzaamheden uit en maak duidelijke afspraken over wie wat doet.

Stap 4 Promoot je event.
Gebruik je website en je netwerk, gebruik flyers en social media om je event te promoten. Hoe eerder je begint met de promoten, hoe beter. Begin ermee zodra je een datum (en locatie) hebt, ook al heb je voor de rest nog niet alles tot in de puntjes geregeld.

Stap 5 Bereid je event voor.
Maak duidelijke afspraken met de locatie, de catering, de techniek en je team. Communiceer je wensen en verwachtingen duidelijk en bevestig afspraken even schriftelijk.

Stap 6 Maak een draaiboek.
Leg vast wie wat op welk moment gaat doen. Een draaiboek is je leidraad tijdens je event. Zo vergeet je ‘de kleine dingetjes van groot belang’ niet!

Stap 7 Partytime.
Kom op tijd! Er zijn altijd mensen die eerder komen en dan wil je er voor hen zijn en niet nog rondrennen om de laatste spullen klaar te leggen.Wees flexibel en los problemen snel en praktisch op. Tijdens het event zelf heeft het geen zin om uit te zoeken hoe het komt dat iets niet gegaan is zoals je had afgesproken.

Stap 8 Evalueer.
Evalueer je event zo snel mogelijk.  Wat ging goed en wat kan je de volgende keer beter of anders doen.Enne…vergeet de mensen die je hebben geholpen niet te bedanken.

Succes en vooral heel veel plezier bij het organiseren van je event.